Q. 交流時間可以從上午橫跨到下午嗎？

Q. 交流時間可以從上午橫跨到下午嗎？
A. 學校交流時間通常為2─3個小時左右。關於從上午到下午的交流，視地區 而定，但因日本學校課程時間的關係，不易配合的情況居多。
Q. 尋找交流學校會不會很麻煩？
A. 尋找交流學校的難易度和貴校的申請時間、希望交流時間、訪問團人數、希望進行交流的所在地有關(通常較容易進行的是交流時間2─3個小時，訪問團人數約40名為宜)。而因為本協會之作業方式為：委託希望拜訪交流學校所在地之 縣市政府、觀光協會尋找、介紹符合條件之日本交流學校。因此，在尋找交流學校時，需承蒙日本縣市政府、觀光協會等相關單位和學校的配合，將需要多一點時 間。
Q. 交流學校通常多久可以找到？
A. 通常需要2個月左右。
交流學校尋找時如遇暑假(7─8月)、年底年初(12月上旬─1月中旬)、畢業季、入學季等，日本學校繁忙的時候以及學校人事調動時期，可能需要花上更久 的時間。
Q. 如要委託協尋交流學校的話，申請書大概在什麼時候提出？
A. 通常日本的學校在每年的12月左右決定下一年(4月以後)的行事曆。如您11月中提出申請，將便於對方學校的安排。即使提出時間在希望交流時間的前一年也無妨，越早越好。
Q. 有沒有交流學校名單？
A. 願意接受交流的學校名單每年都會有所變動，並不是每年都是相同的學校， 因此無法編成名單以供各位參考，敬請見諒。
Q. 哪個時間會比較容易進行學校交流？
A. 一般來說是5、6、10、11月較容易進行學校交流。（根據學校及其所 在區域會有所不同。）
Q. 交流學校通常多久可以找 到？
A. 通常需要2個月左右。
交流學校尋找時如遇暑假(7─8月)、年底年初(12月上旬─1月中旬)、畢業季、入學季等，日本學校繁忙的時候以及學校人事調動時期，可能需要花上更久 的時間。
相反的，比較不容易進行學校交流的時間如下：

4月 (新學年的開始、入學典禮等)
7月 (期末考、中旬之後進入暑假)
8月 (暑假)
12月 (期末考、月底、年底進入寒假)
1~3月　入學考試季和畢業典禮
Q. 關於交流有什麼需要注意的事項嗎？
A. 如已決定日本的交流學校，關於交流當天行程表等，請由日台兩校之間進行協調。而行程調整多半由台灣的旅行社和日本當地的縣市政府或觀光協會等單位協調。為了讓雙方交流順利，請隨時對方保持聯絡，建議以文書聯絡較好(傳真或電子郵件)。
此外，如果有人數增減等情形發生，請儘速與對方聯絡。
Q. 如果交流時間是從上午到下午的話，可否請交流學校協助安排中餐？
A. 基本上是透過台灣的旅行社進行安排，不過也有交流學校可以協助安排。但費用必須自付。
Q. 委託協助介紹日本交流學校時，日本方面有甚麼條件限制呢？
A. 1.提出申請後，特別是日本交流學校決定後，勿任意取消。
2.出現參加人數等任何增減變動時，請儘速連絡日本相關單位。
3.依照希望進行交流學校之地區不同，部分日本縣市政府可能會提出，必須住宿當地的住宿設施及參觀當地的觀光設施等要求。
Q. 在提出交流學校選定委託書後，在不得已情況下必須取消訪日教育旅行時，該如何處理呢？
A. 如不得已情況必須中止取消情況時，請立刻和日本觀光協會台灣事務所承辦人聯絡。如在要求取消學校交流時，日本交流學校尚未確定之情況下，只須儘速與日本觀光協會台灣事務所承辦人聯絡即可。如已確定日本交流學校後而取消時，將會對日本當地縣市政府及日本接待學校造成困擾，因此需要向日本方面相關單位提出正式道歉函。若非因不可抗拒之理由取消交流的話，本協會今後可能無法再次接受委託，懇請注意避免取消學校交流之情況發生。